Introduzione

Il cambio di ruolo tra i Responsabili della protezione dei dati (DPO) è un evento che si verifica normalmente in molti contesti organizzativi. Talvolta, questo avviene in modo sequenziale o distanziato nel tempo a causa di varie ragioni, tra cui motivi organizzativi, logistici e normativi. Questo articolo discute quali documenti il DPO uscente dovrebbe lasciare al successore e quali può portare con sé per dimostrare in futuro la corretta esecuzione delle sue attività.

Cause di un cambio di ruolo

Un DPO può terminare il suo incarico a causa di diverse circostanze. Queste possono includere una scelta volontaria dovuta a ragioni personali, un evento improvviso imprevisto, la conclusione del rapporto di lavoro (per i DPO interni), una mancanza di condivisione delle politiche sulla protezione dei dati personali attuate dall'organizzazione o la fine dell'incarico aziendale (di solito triennale) e l'azienda ha deciso di affidarsi a un altro DPO.

Documenti da lasciare alla fine del mandato

La documentazione che un DPO dovrebbe lasciare alla fine del suo mandato dovrebbe comprendere una relazione riassuntiva delle attività svolte e di quelle ancora in sospeso, le relazioni annuali per il periodo in cui il DPO è stato in carica, i verbali degli incontri periodici, i rapporti di audit, la documentazione "ereditata" dal precedente DPO, tra gli altri.

Ruolo fondamentale del referente privacy

Il Referente Privacy può svolgere un ruolo fondamentale durante il passaggio di consegne, favorendo i passaggi descritti e fungendo da memoria storica in relazione alle tematiche della protezione dei dati.

Cambio di ruolo tra DPO: un modello vantaggioso per entrambe le parti

Un DPO che lascia l'incarico ha accumulato conoscenze preziose sulle politiche e le procedure relative alla protezione dei dati nel contesto aziendale specifico. Queste conoscenze devono essere trasferite al nuovo DPO in modo accurato e completo attraverso la documentazione.

Quali documenti il DPO uscente può portare via

Un altro aspetto fondamentale della gestione documentale da parte del DPO uscente riguarda i documenti che può portare con sé per dimostrare la corretta esecuzione delle sue attività.

Conclusioni

Con il passaggio del testimone tra due DPO all'interno di un'organizzazione, si verifica un momento critico. Uno degli aspetti cruciali di questa transizione riguarda la gestione dei documenti che sono stati prodotti dal DPO uscente. Adottare un approccio vantaggioso per entrambe le parti durante questa transizione è fondamentale per garantire la conformità, la continuità operativa e il successo complessivo dell'organizzazione.