L'indagine

Quali sono le condizioni reali della conservazione documentale nell’ambito della Pubblica amministrazione? Lo rivela un’indagine dell’Associazione Nazionale Operatori e Responsabili della Custodia di contenuti digitali (ANORC), presentata a Roma il 23 marzo durante il Forum nazionale. Uno tra gli appuntamenti periodici dell’Associazione, riservato agli associati.

Nel corso degli ultimi mesi del 2022 Anorc ha effettuato una rilevazione atta a verificare il concreto adempimento sia della nomina del Responsabile della conservazione e sia del Manuale di conservazione da parte delle pubbliche amministrazioni italiane.

L’indagine è stata svolta su un campione di 288 pubbliche amministrazioni (anche del contesto sanitario) e non lascia ben sperare sull’attuale applicazione dei fondamentali obblighi normativi disciplinati dalle regole tecniche emanate dal AgID nel 2020.

Le Linee Guida AgID sono divenute pienamente operative il primo gennaio 2022, prevedendo due obblighi normativi per tutte le PA: la nomina di un Responsabile della Conservazione dei documenti informatici e l’adozione di un Manuale di gestione documentale. Entrambi devono essere pubblicati sul sito istituzionale dell’ente pubblico.

I risultati emersi ci dicono che per quanto riguarda il Manuale, 34 Pubbliche Amministrazioni hanno provveduto alla pubblicazione sul loro sito istituzionale e di questo solo 17 lo hanno tenuto aggiornato.

In merito, invece, alla nomina del Responsabile della conservazione, sono solo 29 gli enti che lo hanno disposto.

Per quanto riguarda le aziende sanitarie, delle 99 prese in esame, solo 2 sono risultate perfettamente in regola con entrambi gli adempimenti.

Anche per gli Enti territoriali maggiori la situazione non è confortante: nell’ambito delle Regioni, ad esempio, delle 20 analizzate solo 4 hanno adempiuto agli obblighi, mentre per le Province autonome di Trento e Bolzano e le Città metropolitane, delle 16 totali, nessuna è risultata in regola.

A conclusione, solo 10 enti hanno provveduto all’adeguamento in seguito alla segnalazione fatta dall’ Associazione.

Conclusioni

Alla luce dei dati emersi, quindi, non resta che constatare un’amara verità: nonstante le ottime premesse nate durante il periodo pandemico e gli obbiettivi seguiti dal PNRR, il processo di trasformazione digitale sembra attualmente ben lontano dalla sua effettiva realizzazione.